Comment gérer et organiser ses données informatiques?

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Le nombre de données numériques (photos, vidéos, documents...) que l'on accumule pose un véritable problème sur le long terme. En effet, il faut pouvoir stocker, sauvegarder et bien sur acceder à ses données à travers le temps.

On sait aujourd'hui que faire une copie sur des supports tels que CD, DVD, BLU-RAy, clé USB ou cartes flash ne garantit en rien l'intégrité des données qui y sont stockées.

Certains supports se dégradent au fil du temps CD, DVD...(Source venant d'une étude des académies des Sciences et Technologies).

Il en va de même pour les supports amovibles du type "clé usb ou carte mémoire" qui utilisent la technologie de stockage "flash" et qui ont une durée de vie limitée.

Sans rentrer dans la paranoïa, perdre des données personnelles n'est jamais très agréable,
surtout que la plupart de nos photos et vidéos de famille se trouvent aujourd'hui sur des supports numériques.
La perte de tels fichiers et ce sont autant de souvenirs qui s'envolent à jamais.
Il faut donc prendre en compte très sérieusement ce risque et réfléchir aux solutions à apporter.

Avec quelques précautions, on peut éviter ce genre désagréments ou du moins diminuer les risques.

Organisation et méthodes

De la même façon que l'on range son armoire ou les tiroirs de son bureau, il en va de même pour le contenu de son ordinateur.

S'y retrouver quand on a beaucoup de fichiers éparpillés sur son ordinateur alors qu'avec un peu d'organisation et de rigueur, tout devient plus simple et plus rapide.

Il n'existe pas qu'une méthode de classement, à chacun de s'approprier la sienne. Mais quelques indices et astuces permettent d'éviter certaines erreurs.
Par exemple, vos photos s'empilent au fil des mois, vous pouvez adopter le type de classement suivant.

Un dossier pour chaque type de données (photos, vidéos...), puis à l'intèrieur, créez un sous-dossier par année. (ex: toutes les photos de 2011 dans le dossier "Photos" et le sous-dossier "2011", puis par thème)

On peut créer autant de sous-dossiers que l'on veut.

Indexez les images par mots-clés via un catalogueur tel que (Picasa, Xnview, Lightroom...).
Cela permettra de retrouver plus facilement le fichier recherché grâce au mot-clé.
On pourra aussi insérer un commentaire sur la photo. Pour s'aider, il faut se poser la question "QUI, QUOI, COMMENT, QUAND et OU ?"

Une fois l'image modifiée, il faut la protéger des mauvaises manipulations, en l'attribuant "en lecture seule" (clic-droit sur la photo, puis propriétés et cochez Lecture seule). Enfin, faites une copie sur un support externe (disque dur externe, petit serveur, cloud...).

Sauvegarde et partage, quelles solutions?

De nos jours, dans une même famille, on peut trouver de nombreux appareils connectés (ordinateurs, tablettes, smartphones...).
Il faut éviter la multiplication des fichiers en doublon sur plusieurs supports différents, au risque de s'y perdre très vite.

Quelles sont les solutions ?

L'externalisaton ou le cloud computing consiste à mettre ses informations sur un serveur en ligne.

Déposer des fichiers sur un serveur en ligne peut-être une bonne solution, car on peut y accéder de partout dans le monde, et normallement selon la fiabilité de l'hébergeur, la confidentialité et l'intégrité des données devrait être assurée.

Cependant, la fermeture de serveurs comme Megaupload a fait perdre de nombreuses données à beaucoup d'utilisateurs.

Un serveur personnel

Au départ cette technologie était réservée aux entreprises car le prix était trop élevé pour être supporté par une famille toute seule.

Mais depuis quelques années on trouve des serveurs pour le partage et le multimédia à des prix très corrects.

Pourquoi un serveur chez soi?

L'utilisation des serveurs dans le monde professionnel a fait ses preuves depuis bien des années. Cela permet de centraliser l'information à travers le réseau.La gestion est simplifiée et sécurisée.

On trouve de petits serveurs NAS (Network Attached Storage) dans les magasins spécialisés.
Les avantages sont nombreux! Vos films, photos, dossiers ne se trouvent plus qu'à un seul endroit. De plus, on peut y accéder de partout, du réseau familial, ou à travers internet de n'importe où dans le monde.

Ces serveurs intègrent leur propre système d'exploitation, ce qui permet une gestion en toute simplicité:

• gestion des utilisateurs, des autorisations d'accès sur le serveurs et fichiers
• gestion du système (sécurité, des connexions, état du serveur
• gestion multimédia (photos, albums vidéos, musique, caméras de serveillance,..
• et de nombreuses autres fonctions (mails, serveur web...)

Le serveur doit disposer des technologies "Raid" afin de bénéficier de la tolérance de panne.
Sans trop rentrer dans les détails, l'idéal est de choisir un serveur avec au moins 2 emplacements pour disque (baie ou tiroir)

Pourquoi 2 disques?

Si un disque venait à rendre l'âme, vos précieuses données seraient perdues, comme sur un ordinateur et le rôle du serveur n'aurait servit à rien.

En disposant au minimum 2 disques, on peut utiliser la technologie de mirroring (Raid 1).

Les informations sont ainsi copiées en double sur chaque disque, quand l'un est défectueux, l'autre continue de fonctionner de manière totalement transparente.
Il suffit de remplacer le disque défectueux pour reconstruire le volume, et le tour est joué. les données ont été préservées.

L'inconvénient du mirroring est qu'il utilise la capacité totale des disques à 50%, puisque l'information est copiée sur chaque disque.

Il existe aussi le Raid 5, avec plus de 3 disques. Dans cette technologie, un fichier est copié par morceaux sur chacun des disques. En cas de panne d'un disque, un algorithme reconstitue les données manquantes.
Ce système comme les autres technologies existantes sont plus adaptées au monde de l'entreprise.

A quel prix tout ça ?

On trouve aujourd'hui un serveur pour moins de 60€ (sans disque). cela reste simple à installer et à gérer

Il existe aussi des solutions logicielles gratuites comme l'excellent FreeNas qui permet de reconvertir un PC en serveur de fichiers.
Le seul inconvénient, est qui'il faudra mettre les mains dans le cambouis pour paramétrer ce serveur, mais beaucoup de tutos et de forums d'entraide existent sur le net.

Si vous voulez en savoir plus sur le projet Freenas, voici un excellent tutoriel en français: lire le tutoriel freenas